ERP Sistemine Geçerken Değişimi Nasıl Yönetmelisiniz?
Şirketinizde kullandığınız ERP sistemi, muhasebe, insan kaynakları, sipariş süreci, tedarik zinciri yönetimi ve proje yönetimi gibi bölümleri içeren birçok önemli departmanı aynı anda yönetir. Eğer şirketinize ERP sistemini başarıyla uygulamak istiyorsanız dikkat edeceğiniz en önemli husus, ERP programının şirketin çalışanlarına, işleyiş sürecine ve teknolojisine olabilecek en etkili ve uygun şekilde adapte edilebilmesidir.
ERP Sistemine geçerken yaşanacak olaylar…
ERP Sistemine Geçerken Yaşanabilecek Zorluklar
Her zaman değişime karşı çıkacak kişiler olacaktır, çünkü bazı kişiler yeni şeylere adapte olmayı gerçekleşmesi zor bir yol olarak görürler. ERP aslında var olan işlerin tek merkezden şeffaf bir şekilde yönetilmesini sağlar. ERP sistemine geçerken değişim aslında standartların oluşması ve kurumsallaşmadır.
‘Eğer kırık değilse, düzeltme’ zihniyeti yüzünden, toplumumuz gerekli olan değişimlere karşı direnir ve bu gelişmelerin getireceği yeniliklere gözünü kapar. İnsanların yeni teknolojilere uymakta direnmesinin nedeni teknolojinin karmaşıklığı değil, yeni bir yazılım veya sisteme ayak uyduramayacaklarından dolayı endişe duymalarıdır. ERP iş süreçlerinin standartlaşmasını sağlar.
Elbette ERP projeleri efor ister ama sonunda daha düzenli bir yapı elde edersiniz.
ERP Sistemine Geçişte Başarılı Bir Değişim Yönetimi için Stratejiler
Her yeni projenin uygulamasında olduğu gibi, ERP sistemine geçişte de üst düzey yöneticilerden gelecek destek, bu konuda başarıya ulaşmayı daha da kolaylaştırır. Bu destek; bütçe gereklilikleri, eğitim aşaması, ERP sistemine geçişe direnen çalışanların fikirlerinin olumlu yönde değiştirilmesi gibi konularda işe yarar.
Başlangıçta izlemeniz gereken yol , ERP sistemini kullanacak olan çalışanlarınıza bu konuda, ERP projesinin başlangıç aşamalarından itibaren bilgi vererek onlarla her aşamada iletişim halinde olmaktır. Çünkü bir anda bitmiş bir ERP sistemi kilometretaşı gibi önlerine koymak, onları hazırlıksızca yeni bir sistem kullanmaya yönlendirmek, başarısızlığa sebebiyet verir.
Bu konuda bazı şirketler, yönetimlerinin ERP girişimine verdiği önemi ve bu sistemden beklentilerini anlatan bir video yayınlar, ERP sistemini tanıtır, ERP sisteminden ve çalışanlarından beklentilerini ifade ederek şeffaf bir geçiş aşaması ortaya koyarlar. Bazı şirketlerse e-posta yoluyla yeni ERP sistemini duyurup, çalışanlarına ön bilgi aktarımı yapmayı tercih ederler. Bilgilendirme yöntemi ne olursa olsun bu aşamada önemli olan çalışanları yeni bir sistem kullanılacağını ve yeni geçilecek ERP sistemine dair bilgilendirmek ve eğitmektir.
ERP sistemini kullanmak için verilen eğitimler ne kadar etkin ve başarılı olursa ERP’ye adapte olma süreci de o kadar kısalır ve çalışanların program üzerindeki etkinliği o kadar artar. Ayrıca ERP sistemine geçildiğinde şirkette halihazırda sistemi etkin biçimde kullanabilen kişiler olması, farklı departmanlarda proje şampiyonu olanları belirleyebilmek için fırsat verir. Daha sonrasında bu çalışanlar, ERP konusunda iş arkadaşlarına yardım ve temel destek sağlarlar.
Şunu da düşünmekte yarar var; hiçbir değişim stratejisi kültürel unsurları hesaba katmadan başarı elde edemez.
İletişim toplantıları ve eğitim programları düzenlediğinizde herkesin aynı biçimde öğrenmediğini ve on-line eğitim programlarının her kullanıcı için verimli olmayacağını göz önünde bulundurun. Bu yüzden ERP konusunda da birkaç farklı yöntemle eğitim programlarını hazırlatarak her çalışanın kendilerine uygun olan yöntemle eğitim aldığından emin olun.
Bu süreci, yukarıda bahsedilen öneri ve yöntemleri, değişim yönetiminize uyguladığınızda, çalışan kaynaklı problemleri ve zorlukları en aza indirgeyerek, ERP sisteminden alınacak verimi ve başarıyı daha da arttırabilirsiniz.