MRP veya ERP çalışmaları konusunda başarıya giden yol için en önemli iki nokta, hedefler ve performans kriterleridir. Bu tip çalışmalar içinde olan firmaların sıkça yaptıkları hatalar onların uygulama süreçlerinin karmaşık ve gereksiz yere uzun olmasına yol açar. ERP – MRP proje çalışması sürecinin uzaması ise hedeflerin aşınmasına ve giderek unutulmasına neden olmaktadır.
Halbuki firma, bilmediği bir çalışmanın içinde değildir. Aksine çok iyi bildiği, kendi günlük hayatını ve iş yapma süreçlerini ERP Projesi çatısı altında değiştirmeye çalışmaktadır. Elbette ki asıl zorluk alışkanlıkların değiştirilmesi, bir arada çalışmanın getirdiği güçlükler ve sınırlardır.
Bütün yaşayan sistemler kendi hallerine bırakıldığı zaman minimum enerji harcayacakları pozisyonu elde etmeye çalışır, şirketlerde böyledir.
Yapılması gereken, pozitif enerji harcayarak şirketinizin entegrasyonunu ve dik durabilmesini sağlamaktır. İşte bunun için hedef olmalıdır. ERP – MRP projesi yönetirken bu hedeflere doğru gidip gitmediğinizi gösteren performans kriterleriniz…
ERP ve MRP Projelerinde Net Hedefleriniz Var mı ?
Çalışma başlamadan önce ERP – MRP projesi için firma hedeflerini net olarak ifade etmelidir, örneğin :
Teslim tarihlerinde % 50 – 75 azalma
Kalite maliyetlerinde % 45 – 55 azalma
Envanterde % 40 – 60 azalma
Kullanılan alanda % 40 – 60 azalma
Yeni ürün geliştirme zamanında % 30 – 50 azalma
Üretim maliyetlerinde % 20 – 40 azalma
Malzeme maliyetlerinde % 5 – 20 azalma
Yukarıdakiler birer hedeftir, bu aşamada firmanın ERP yazılımı ihtiyaçları henüz gündemde değildir.
Kavram ve Metodları iyice sindirmelisiniz
MRP / ERP projelerinde birçok kavram ve metod kısaltmalar ile anılır ve bir süre sonra anlamları unutulur ama kendileri kullanılır. Firmaların hedefi bunlardan birini (MRP, MRP-II, JIT, KANBAN, MES, ERP, TQ, SM vs…) uygulamak değildir, bu kavram ve yöntemler Dünya Klasında Üretici olabilmek için sadece birer araçtır.
Kavram ile metod’un farkını anlamak ve çalışmaları bu bilgi zemini üzerinde yürütmek son derece yararlıdır, aksi takdirde JIT’mi MRP’mi gibi cevabı olmayan sorular arasında kaybolursunuz.
Entegrasyon kolay iş değildir. (ERP – Entegrasyon)
ERP entegrasyonu bir başkasının sizin adınıza yapabileceği türden bir iş değildir. Bu nedenle, şirket dışından veya günlük operasyonunuzdan haberdar olmayan ekiplere teslim edilemez.
Nedense bazı şirketler MRP – ERP çalışmalarını mühendislik veya bilgisayar çalışması gibi görürler, halbuki böyle değildir.
Çalışmanın hedefi, şirketinizin iş yapma biçimini çağın gereklerine uyarlamaktır. Yani esas değişim fiziksel dünyada olacaktır, bilgisayarda veya ERP yazılımında değil. Dikkat edilmesi gereken, operasyonu iyi bilen insanların çalışmalara dahil edilmesidir, boş vakti olanların değil.
Bazı şirketlerde ise ERP – MRP proje konuları açık tartışma ortamında değerlendirilmeye çalışılır, halbuki değişim kararı tartışmaya açık olmamalıdır. Karar verilir ve harekete geçilir; ancak bütün gerekçeler ve hedef herkese anlatılmalı ve anlaşılması sağlanmalıdır.
“Siz bir komutanın bütün ordusu ile tartışıp, sonra da kararı oya sunduğunu hiç gördünüz mü?”
Gerçek ile yüzleşin, ne kadar çok boşuna iş yaptığınızı öğrenmek sizi üzmesin
İşletmelerin bugünkü performans ölçeklerine göre ortada hiçbir problem görünmeyebilir. Ancak görünmemesi olmadığı anlamına gelmez. ERP projeleri konulan hedeflere gidilirken performans kriterlerinin de revize edilmesine sebep olur. ERP projesi çatısı altında, örneğin herhangi bir operasyon veya prosedür için şu tip sorular sorulmalıdır :
Bu işlem envanteri azaltıyor mu?
Satış gelirini arttırıyor mu?
Masrafları düşürüyor mu?
Yukarıdaki üç soruya da “Hayır” cevabı alıyorsanız o yapılan iş veya prosedürün sebebi iyice araştırılmalıdır. Belki bu aşamada şu düşünülebilir, “yapıyoruz çünkü müşteri memnuniyeti için gerekiyor”; ancak bu durumda da satış gelirimizi etkilemesi gerekmiyor mu?
Klasik ölçekler size yetmeyebilir
Şimdi Klasik performans ölçeklerimizi (hepimizin çok kullandığı) bir gözden
geçirelim, bunlar :
- Net Karlılık
- Yatırım karlılığı
- Nakit Akış
- Lokal iyileştirme ve maliyet muhasebesi
Bunlar çok global ölçeklerdir ve birçoğu bizi hatalı yerlere götürebilir. Örneğin bunlara bakıp teslim tarihlerinizin kısalıp kısalmadığını, darboğazınızın fiyatını, hatta malzeme maliyetlerinin azalıp azalmadığını bile göremezsiniz.
İşte bu yüzden yeni, farklı ölçeklere ve sorgulama biçimine ihtiyacımız vardır, bunlar:
Süre
Süre varyansı
Katma değer sağlama
Bottleneck – Non Bottleneck
WIP ve Mamul envanteri (hammadde değil)
gibi kavramları içerirler. Her firma ölçeklerini kendi oluşturabilir, ölçeklerimiz yukarıdaki hedeflere hizmet etmelidir.
Aman, kısır döngülere dikkat
ERP projelerinde üst yönetim desteklemiyor & çalışanlar katılmıyor kısır döngüsü kırılmalıdır.
Her iki taraf içinde, ne yapınca ERP projesini desteklemiş olacakları ve ne yapmayınca engellemiş olacakları açıkça ifade edilmelidir.
ERP projelerinde üst yönetim yönlendirici ve destekleyici olmalı, bu tavrını çalışanların yetki ve sorumluluklarını arttırarak göstermelidir.
Üst yönetime düşen bir başka görev de ERP projesi içinde örnek olmaktır. Eğer çalışanlar eğitim toplantılarına katılıyor ise üst yönetim herkesten önce orada olmalı, projede başı çekmelidir.
Ancak yapılan genellikle bunun tersidir. Üst yönetim çok meşgul olduğu için toplantılara gelmez. Onlar bu çalışma ile düzene sokulması düşünülen işler ile ilgilenmektedir.
Şirketin gelecek 10 yıl’da nasıl çalışacağına karar verilirken içeride olsalar daha iyi olmaz mı ?
Bazen bir katalizör (danışman) gerekebilir
ERP projelerinde uzun sürebilecek tartışmalara engel olabilmek ve her şeyi tarafsız bir bakış açısı ile gözden geçirebilmek için uygun ortam yaratılmalıdır. Bunun için prensip olarak iki yol vardır.
* Endüstriyel danışman kullanımı
* Firma içinde çapraz takım oluşturma
Bu sayede, bilindiği varsayılan süreçlerin, kuralların ve prosedürlerin herkes tarafından gerçekten anlaşılması sağlanmış olur. Aksi takdirde bugünkü düzeninizi ERP ortamına geçirmekten başka bir şey yapamazsınız, üstelik yıllardır kök salmış informal düzeninizi (kurtulmak istediğiniz) bilgisayar ortamında canlandırmak için enerji harcamış olursunuz.
Hiçbir danışman sizin işinizi sizden iyi bilemez, işte bu yüzden önyargısız olarak sorgulayabilir. Bu sorgulamaya cevaplar üretirken doğruyu gene siz bulacaksınız ama bazen bir ateşleyici gerekli olabilir.
MRP/ERP çalışmalarının bazı işletmelerde çok kısa bazılarında ise çok uzun sürmesinin ardında genellikle yönetim becerileri veya hataları yatar. İşletme kendi içinde informal sistemi besliyor, yöneticiler de buna göz yumuyor ise o işletmede sistematik bir yöntemi veya standart süreçleri takip etmek zorunda olan ERP’yi hayata geçirmek güçtür.
Dünya Klasında Üretici olmak ve sonuçlarından yararlanmak isteyenler bizce mutlaka sistematik yöntemleri izlemeli, kendi içlerindeki entegrasyona çok önem vermelidir. Sadece çalıştıkları iş kolunda “0” rekabet olanlar bir süre daha bu konularla hiç ilgilenmeme lüksüne sahiptir.
MRP hakkında temel bilginizi tazelemek istiyorsanız MRP Nedir? yazımıza bakabilirsiniz?